Importar planilhas e PDFs

A importação é o caminho mais rápido para colocar seus dados no RecebaCerto: você envia a planilha ou o PDF exatamente como o hospital te entregou, e o app descobre sozinho de qual hospital é o arquivo, se ele traz procedimentos ou pagamentos, e como lê-lo. Não existe modelo para preencher nem coluna para mapear — o trabalho de entender o formato é do app.

Tudo acontece em um único lugar: o modal "Importar dados", disponível em qualquer tela, em três passos — "Selecao", "Importacao" e "Resultado".

Abrir a importação

Há duas formas de abrir o modal:

1. Botão "Importar" — o botão verde no topo do Dashboard.
2. Arrastar o arquivo — arraste um ou mais arquivos do seu computador para qualquer tela do app. Uma sobreposição aparece com "Solte o arquivo para importar" e "Solte aqui para detectar automaticamente o tipo de arquivo"; ao soltar, o modal já abre com os arquivos carregados.

No passo "Selecao", a área de envio diz "Selecione um ou mais arquivos", com o convite "Arraste os arquivos aqui ou clique para selecionar" e a nota:

"A estrategia de importacao sera detectada automaticamente. Voce pode enviar varios arquivos do mesmo tipo de uma vez."

Depois de escolher os arquivos, a lista mostra o nome e o tamanho de cada um, com um "X" para remover, e a área "Adicionar mais arquivos ou arraste aqui" para completar o lote.

Não tem o arquivo em mãos?

Se o hospital envia os dados por email, você nem precisa baixar o anexo: encaminhe a mensagem para o seu endereço de importação e o processamento acontece sozinho — veja Importação por email. O resultado aparece na tela Execuções.

Detecção automática

Assim que os arquivos entram, o modal mostra "Detectando estrategia...": cada arquivo é analisado pelos "leitores" de formato que o RecebaCerto conhece (as estratégias — uma por tipo de arquivo de cada hospital, como "Procedures D'Or" para a planilha de visitas da Rede D'Or ou "Payments D'Or" para os repasses). A lista completa de hospitais e formatos suportados está em Hospitais.

Quando a detecção dá certo, um cartão verde "Estrategia detectada" aparece com a linha "Detectado: {Hospital} | {Estratégia}" — por exemplo, "Detectado: São Luiz | Procedures D'Or". O tipo de importação (Procedimentos ou Pagamentos) e o hospital são preenchidos automaticamente; o subtítulo do modal passa a mostrar algo como "Procedimentos · São Luiz". Você não escolhe nada — só confere.

• Se mais de uma estratégia for possível, o link "Trocar" aparece no cartão e abre a lista de alternativas, identificadas pelo hospital (ou "Generico") e pelo nome da estratégia — a primeira vem marcada com "Primeira opcao da deteccao".
• Em lote, todos os arquivos precisam resolver para a mesma combinação de hospital, tipo e estratégia. O rodapé lembra: "A mesma configuracao sera aplicada a todos os arquivos."

Com tudo detectado, o botão verde "Importar 1 arquivo" (ou "Importar {n} arquivos") fica ativo. Enquanto a detecção não fecha, ele permanece desabilitado.

Um lote, um hospital

Como o lote inteiro usa a mesma configuração, não misture arquivos de hospitais diferentes (nem procedimentos com pagamentos) no mesmo envio. Se os arquivos baterem com estratégias diferentes, o modal pede que você escolha uma só — separe em dois envios e cada um sai certo.

Quando o arquivo não é reconhecido

A detecção tem três estados de falha, cada um com sua saída:

1. Nenhuma estratégia compatível. Um cartão laranja mostra:

"Nenhuma estrategia compativel" — "Nao conseguimos identificar uma estrategia para {arquivo}." — "Confira se o arquivo e do tipo certo, ou peca suporte para criar uma estrategia personalizada."

com dois botões:

• "Pedir suporte" — abre um email pronto para [email protected], já com o nome do arquivo e o hospital no texto. É o caminho certo quando o hospital mudou o layout da planilha ou quando o seu hospital ainda não está no catálogo: o suporte usa esse contato para criar um leitor para o formato.
• "Trocar arquivo" — limpa a seleção para você tentar com outro arquivo.

Antes de pedir suporte, confira o básico: o arquivo é realmente o relatório do hospital (e não um print, um email salvo ou uma versão editada)? Está em um dos formatos aceitos? Se você abriu e salvou o arquivo no Excel antes de importar, tente de novo com o arquivo original baixado do sistema do hospital.

2. Lote com arquivos não reconhecidos. Se qualquer arquivo do lote não for reconhecido, o envio inteiro fica bloqueado no mesmo cartão laranja. Remova os arquivos não reconhecidos com o "X" da lista — a detecção roda de novo sozinha — e importe os demais; trate os rejeitados em um envio separado.

3. Mais de uma estratégia compatível. O cartão "Mais de uma estrategia compativel" aparece com "{arquivo} bate com {n} estrategias. Escolha qual usar:" e uma lista de opções. Escolha a que corresponde ao hospital do arquivo e prossiga. Isso é raro e costuma acontecer com formatos muito parecidos entre hospitais.

Se aparecer "Erro ao detectar estrategia. Tente novamente.", a análise não chegou ao fim. Pode ter sido uma falha temporária (conexão, por exemplo), mas é também o aviso que aparece quando o servidor recusa o arquivo — tipo não aceito ou tamanho acima do limite. Tente de novo; se persistir, confira os formatos e limites.

Importação em lote

Ao clicar em "Importar {n} arquivos", o modal passa ao passo "Importacao", que mostra o progresso ao vivo:

• No topo, "Processando {x} de {y}", a porcentagem geral e, assim que o primeiro arquivo termina, o "tempo estimado" restante.
• Cada arquivo tem sua linha, com um selo de status que evolui: "Aguardando" → "Enviando" → "Na fila" → "Executando" → "Concluido", "Erro" ou "Cancelado" — e mensagens como "Enviando ao servidor...", "Aguardando turno" e "Processando linhas {x} / {y}".
• Até 8 arquivos são processados em paralelo; os demais aguardam a vez.
• Os filtros "Todos", "Em execucao", "Erros", "Concluidos" e "Aguardando" — mais a busca "Filtrar nome" — ajudam a acompanhar lotes grandes.

Passe o mouse sobre uma linha para ver as ações:

• "Tentar novamente" — aparece em linhas com erro; refaz só aquele arquivo, sem mexer nos demais. O novo resultado substitui o anterior.
• "Pular" — desiste daquele arquivo e o tira do lote: a linha some da lista e não entra no resumo final. Se ele já estava rodando no servidor, o app pede o cancelamento.

No rodapé, "Cancelar todos" interrompe o lote inteiro, e a nota "Voce pode fechar - o import continua em segundo plano." diz exatamente o que acontece se você fechar o modal: a importação não para. Um aviso flutuante no canto da tela mostra "Importando {x} de {y} arquivos" com a porcentagem e, ao terminar, "Importacao concluida" (com "{n} de {total} arquivos - {n} com erro", se houver falhas). Os botões "Ver detalhes" / "Ver resultado" reabrem o modal; "X" dispensa o aviso.

Importação demorada ou presa em "Na fila"

Arquivos grandes levam minutos, e "Na fila" significa que o servidor está processando outros arquivos antes do seu. O acompanhamento do modal desiste depois de 10 minutos por arquivo, com a mensagem "Importacao ainda em andamento ({status})" — mas isso encerra só o acompanhamento, não a importação: ela segue no servidor, e você confere o desfecho na tela Execuções, que se atualiza sozinha.

Resultado — procedimentos

Ao final, o modal vira a tela "Importacao concluida", com o subtítulo "{n} arquivos processados em {duração}". Para importações de procedimentos, os quatro números do topo são:

Número	O que significa
adicionados	Procedimentos novos que entraram na sua conta
duplicatas	Linhas repetidas — já existiam na sua conta ou vinham em dobro no próprio arquivo — que o app pulou: nada é lançado duas vezes
erros	Linhas (ou arquivos) que não puderam ser processados
arquivos OK	Quantos arquivos do lote terminaram bem (por exemplo, "3/4")

Abaixo, quatro abas detalham o resultado:

• "Resumo" — um cartão por arquivo, com o status e a linha "{n} adicionados, {n} duplicatas".
• "Erros" e "Avisos" — as mensagens linha a linha, com o nome do arquivo na frente quando o lote tem mais de um. Cada aba exibe até 50 mensagens e resume o resto como "...e mais {n}".
• "Registros" — reservada à pré-visualização dos registros lidos (colunas #, Atendimento, Data, Paciente, Convenio). Nas importações processadas em fila no servidor — o caminho normal — ela costuma mostrar "Nenhum registro disponivel para visualizacao."; para conferir o que entrou, abra a execução na tela Execuções, que guarda o arquivo original e a análise de duplicidades.

Widget "Regras de cobrabilidade". Se o arquivo trouxe grupos de procedimento que você ainda não tinha, a aba "Resumo" mostra o widget com as colunas "Nao cobraveis" ("Procedimentos ignorados") e "Cobraveis" ("Procedimentos faturados"). Clique em um grupo para movê-lo de coluna — isso cria a regra na hora, igual à aba "Regras". Com a caixa "Aplicar retroativamente" marcada (ou pelo botão "Aplicar Retroativamente"), a regra também reclassifica o que já estava importado, confirmando com "{n} procedimentos atualizados". Os detalhes estão em Regras de cobrança.

Duas notas podem aparecer acima das abas:

• Nota verde (importações cirúrgicas): "Todos os grupos foram marcados automaticamente como cobraveis por conterem procedimentos cirurgicos." — o app criou as regras sozinho para você.
• Cartão roxo (grupos fora do plano): "{n} procedimentos importados requerem o plano {Plano} ({preço}) para aparecerem nas pendencias.", com o link "Fazer upgrade". Importante: esses procedimentos foram importados e aparecem normalmente na aba "Lista" — só ficam de fora da planilha de pendências enquanto o plano não os cobre, e não consomem o limite mensal de linhas. Veja Planos e acesso a grupos.

Para encerrar, "Importar mais" volta ao passo de seleção e "Concluir" fecha o modal.

Por que uma linha virou "duplicata"?

O resultado não explica caso a caso — mas a página de detalhe da execução tem a análise "Duplicidades", que mostra cada linha pulada com o motivo: "Ja existia" (na sua base) ou "Repetido no arquivo". Veja Execuções → Duplicidades.

Resultado — pagamentos

Para importações de pagamentos, os números do topo são:

Número	O que significa
importados	Pagamentos que entraram na sua conta
conciliados	Pagamentos que casaram com um procedimento pendente seu
nao conciliados	Pagamentos importados que não encontraram par
arquivos OK	Arquivos do lote que terminaram bem

Cada cartão de arquivo resume "{n} importados, {n} conciliados". A aba "Avisos" lista as primeiras linhas de "{n} nao conciliados" (as 5 primeiras, depois "...e mais {n}"). A aba "Registros", como na importação de procedimentos, costuma aparecer vazia — o detalhe de cada importação fica na tela Execuções.

O que significa "nao conciliado"? A conciliação casa cada pagamento com um procedimento quando cinco campos batem: hospital, médico, número de atendimento, data do procedimento e grupo de procedimento. "Nao conciliado" quer dizer que, no momento da importação, não existia procedimento pendente seu com essa combinação. As causas típicas — e principalmente o caso clássico de importar os pagamentos antes dos procedimentos — estão explicadas em Como funciona a conciliação automática.

Importar os procedimentos depois não conserta sozinho

Se você importar os pagamentos primeiro e os procedimentos depois, os pagamentos já gravados continuam "Nao" conciliados: a conciliação roda no momento da importação, e esta tela não refaz o pareamento retroativamente. Use a retentativa de conciliação descrita em Conciliação — ou, mais simples, importe sempre os procedimentos antes dos pagamentos.

Depois de fechar o modal, você acompanha esses pagamentos na lista de Pagamentos (coluna "Reconciliado": "Sim"/"Nao") e no Dashboard.

Formatos e limites

Limite	Valor
Formatos aceitos	.xlsx, .xls, .csv, .pdf, .json e .txt
Tamanho máximo por arquivo	10 MB
PDF	até 2.000 páginas
Processamento em paralelo	até 8 arquivos por vez (o restante aguarda na fila)

Arquivos de outro tipo — e arquivos acima de 10 MB — são recusados pelo servidor; no modal, isso aparece como o aviso "Erro ao detectar estrategia. Tente novamente.". Se o seu relatório veio em outro formato (imagem, print de tela, .doc), peça ao hospital a versão em planilha ou PDF — ou escreva para [email protected] para avaliarmos o formato.

Os arquivos exportados pelo próprio RecebaCerto (Exportar dados) também são reconhecidos pela detecção — as estratégias "Procedimentos RecebaCerto (re-importação)" e "Pagamentos RecebaCerto (re-importação)" servem para restaurar backups. O passo a passo está em Re-importar um export.

Importar não consome o seu plano

O limite mensal do plano conta linhas de pendência geradas (25 no Básico, 75 no Scrub, com excedente de R$ 8,00 por linha) — nunca arquivos ou procedimentos importados. Importe à vontade; a medição está explicada em Pendências → Como o uso do plano é medido.

Assinatura inativa

Selecionar arquivos e ver a detecção funciona em qualquer conta — mas o envio exige assinatura ativa (ou período de teste). Com a assinatura inativa, os arquivos falham no envio e um cartão roxo explica:

"Assinatura inativa" — "Sua assinatura esta inativa. Reative sua assinatura para importar arquivos."

com o link "Reativar assinatura", que leva à tela de Assinatura (veja Assinatura e cobrança). Reativada a assinatura, reabra o modal e importe de novo — nada se perde.

Problemas comuns

Sintoma	Causa mais provável	Como resolver
"Nenhuma estrategia compativel"	Arquivo editado/re-salvo, formato novo do hospital ou hospital fora do catálogo	Reenvie o arquivo original; se persistir, "Pedir suporte" — veja acima
Importei, mas a planilha de pendências saiu com 0 linhas	Regras de cobrança não configuradas	Configure e reaplique em Regras de cobrança; demais causas em Solução de problemas
Pagamento importado ficou "Nao" conciliado	Procedimento correspondente ainda não existia, ou algum dos 5 campos diverge	Veja Conciliação
Arquivo parado em "Na fila" / acompanhamento expirou	Fila do servidor ou arquivo grande	Aguarde e confira em Execuções — veja a nota em Importação em lote
"Erro ao detectar estrategia. Tente novamente."	Falha de conexão, arquivo acima de 10 MB ou formato não aceito	Tente de novo; se persistir, divida o período do relatório em arquivos menores e confira Formatos e limites
"Assinatura inativa" ao importar	Assinatura vencida ou cancelada	"Reativar assinatura" — veja acima

Para o passo a passo em vídeo com os arquivos da Rede D'Or, veja os tutoriais Importando procedimentos e Importando pagamentos.