Como funciona a conciliação automática
A conciliação é o coração do RecebaCerto: é ela que liga cada pagamento repassado pelo hospital ao procedimento que você registrou, para que a diferença — o que ainda não foi pago — apareça com clareza no Dashboard e na planilha de Pendências. Esta página explica a regra exata do pareamento, os momentos em que ela roda, os motivos que deixam um pagamento sem vínculo e como resolver cada caso.
A regra do pareamento
Um pagamento só é vinculado a um procedimento quando todas as cinco chaves batem entre os dois registros:
| # | Chave | Observação |
|---|---|---|
| 1 | Hospital | O mesmo hospital nos dois registros. |
| 2 | Médico | A conta em que os dados foram registrados — se você importou os dois lados, essa chave sempre bate. |
| 3 | Número de atendimento | Comparado só pelos dígitos: pontos, traços e zeros à esquerda são ignorados (118-29841 e 11829841 são o mesmo atendimento). |
| 4 | Data do procedimento | Normalizada para DD/MM/AAAA antes da comparação — 2025-11-24, 24/11/25 e 24/11/2025 15:34 contam como a mesma data. |
| 5 | Grupo de procedimento | O grupo identificado em cada lado precisa ser o mesmo. Um pagamento sem grupo identificado nunca concilia. |
Quando as cinco chaves batem e o procedimento está com status "Pendente" (e ainda sem pagamento vinculado), o vínculo é criado: o procedimento passa a "Pago" e o pagamento ganha o selo "Sim" na coluna "Reconciliado" da lista de Pagamentos.
Cada pagamento quita no máximo um procedimento, e cada procedimento recebe no máximo um pagamento. Se a mesma internação tem três procedimentos do mesmo grupo e o hospital pagou só dois, o sistema vincula dois deles — e o terceiro procedimento continua "Pendente", exatamente como deve ser para você cobrá-lo.
Quando acontece
A conciliação roda no momento em que os dados entram no sistema — ela não fica rodando sozinha em segundo plano:
- Ao importar pagamentos (pelo modal "Importar dados" ou por email): cada linha nova do demonstrativo tenta casar com um procedimento pendente. O painel de resultado do modal mostra "{n} conciliados" e "{n} nao conciliados"; nas importações por email, o email de resposta informa, por exemplo, "Importamos 30 pagamentos (18 reconciliado(s))".
- Ao registrar procedimentos (importação de planilha, email ou lançamento manual em Adicionar): se já existia um pagamento sem vínculo com as mesmas cinco chaves, o procedimento novo é ligado a ele nessa hora — ele já entra na lista como "Pago". Ao importar procedimentos, o sistema ainda aproveita para reprocessar pagamentos antigos dos mesmos atendimentos que estavam sem grupo identificado: com os grupos recém-criados, muitos deles ganham grupo e conciliam nesse momento.
Fora desses momentos de entrada, nada é refeito automaticamente. Se um pagamento está com selo "Nao" e nenhum dado novo entrou, ele vai continuar assim — veja como retentar.
O fluxo ideal é registrar os procedimentos primeiro e importar os pagamentos depois. Mas se o demonstrativo de pagamentos chegou antes, não se preocupe: importe os procedimentos do período assim que puder — é na entrada deles que o sistema tenta casar os pagamentos que ficaram esperando.
Por que ficou "Nao" conciliado
Basta uma das cinco chaves divergir para o pagamento ficar com o selo "Nao". Os motivos, do mais comum ao mais raro:
- O pagamento entrou antes do procedimento existir na base. No momento da importação não havia com o que casar, então a linha ficou "Nao". É o sintoma clássico de importar o demonstrativo de pagamentos antes da planilha de procedimentos.
- O pagamento está sem grupo de procedimento. O grupo é derivado do código e da descrição que vêm no arquivo do hospital; quando a descrição não é reconhecida, o pagamento entra sem grupo — e sem grupo não há conciliação, nunca. Pagamentos digitados manualmente em Inserir Pagamento Manualmente entram sempre sem grupo, por isso não conciliam automaticamente.
- Atendimento ou data divergente. Um dígito trocado no número de atendimento ou uma data de procedimento diferente entre os dois arquivos impede o pareamento.
- O procedimento não estava elegível. A conciliação só casa procedimentos com status "Pendente" e ainda sem pagamento: um procedimento já marcado como "Pago" (ou já vinculado a outro pagamento) e um procedimento "Glosado" ficam fora — veja Glosas.
- Sobrou pagamento no pareamento um-a-um. O hospital pagou mais linhas daquele atendimento e grupo do que você tem procedimentos pendentes registrados.
Para investigar um caso concreto, abra Pagamentos › Lista, filtre por "Reconciliacao" → "Pendente" e compare o atendimento, a data e o grupo da linha com o procedimento correspondente em Procedimentos.
Retentar a conciliação
Quando um pagamento continua "Nao" mesmo com o procedimento certo já na base — por exemplo, depois de você corrigir um campo pela edição (que não redispara a conciliação) — existe a retentativa de conciliação: uma varredura que percorre todos os seus procedimentos pendentes e pagamentos sem vínculo que têm grupo identificado e refaz o pareamento pela mesma regra das cinco chaves.
- Cada retentativa aparece no histórico de Execuções com o nome "Retentativa de reconciliacao"; abra o detalhe da execução para ver quantos vínculos foram criados.
- Ela é segura de repetir: rodar de novo sem dados novos simplesmente encontra 0 pares.
- Ela não importa nem apaga nada — apenas cria os vínculos que estavam faltando (procedimento vira "Pago", pagamento vira "Sim").
Na prática, a ordem de tentativas é esta:
- Faltam procedimentos? Importe a planilha de procedimentos do período — a entrada deles já dispara a conciliação, sem precisar de retentativa.
- Os dois lados já estão na base e mesmo assim não casou? Confira as cinco chaves na linha expandida dos dois registros e corrija o que estiver divergente.
- Corrigiu e o vínculo não apareceu? Acione o suporte pelo botão "Reportar problema" — no canto inferior direito do app (no celular, no rodapé do menu lateral) — pedindo a retentativa de conciliação — quando ela roda, aparece em Execuções.
Usar "Reexecutar" em uma importação de pagamentos não reconcilia as linhas que já existem — elas são tratadas como duplicidade e puladas. Para casar pagamentos antigos, o caminho é a retentativa de conciliação, não a reimportação do mesmo arquivo.
O que NÃO refaz a conciliação
- Editar um pagamento (número de atendimento, data, valores) não dispara nova tentativa de vínculo — e o "Percentual" não é recalculado.
- Editar um procedimento também não dispara.
- Marcar um procedimento como pago manualmente (o ícone de check verde na lista de Procedimentos) muda o status para "Pago", mas não vincula nenhum pagamento — o pagamento correspondente, se existir, continua "Nao".
O caminho inverso, porém, é desfeito de forma consistente:
- Excluir um pagamento conciliado devolve o procedimento vinculado ao status "Pendente" — ele volta a contar como valor a cobrar.
- Reverter uma importação desfaz os vínculos criados por ela da mesma forma.
Glosas
O status "Glosado" marca um procedimento recusado pelo convênio ou pelo hospital. Linhas glosadas ficam fora da conciliação: nenhum pagamento é vinculado a elas, nem mesmo pela retentativa. Se uma glosa foi revertida e o hospital pagou, volte o procedimento para "Pendente" antes de importar (ou reconciliar) o pagamento. Os três status estão explicados em Procedimentos › Status.
Onde acompanhar
- Pagamentos › Lista — a coluna "Reconciliado" mostra "Sim" (verde) ou "Nao"; passe o mouse sobre o selo verde para ver o procedimento vinculado. O filtro "Reconciliacao" → "Pendente" isola o que está sem vínculo.
- Procedimentos › Lista — o filtro "Reconciliacao" ("Pendente" / "Reconciliado") mostra o mesmo estado pelo lado dos procedimentos.
- Dashboard — o indicador "Taxa de Reconciliação" resume o percentual de pagamentos já vinculados, e a aba "Ações" traz a lista "Ação: Pagamentos Não Reconciliados", com "Dias sem reconciliar:" por item.
- Execuções — a importação de pagamentos mostra o badge "{n} conciliados" quando houver vínculos novos, e as retentativas aparecem como "Retentativa de reconciliacao".
- Resultado da importação — ao final de um envio pelo modal "Importar dados", o painel mostra "{n} importados", "{n} conciliados" e "{n} nao conciliados", com as linhas sem par listadas na aba "Avisos".
Procedimento conciliado vira "Pago" e deixa de entrar na planilha de Pendências — e linha que não entra na planilha não conta no limite do seu plano. Manter a conciliação em dia é o jeito mais direto de cobrar apenas o que realmente falta receber.
Ficou com um pagamento preso em "Nao" e nenhum dos passos resolveu? Veja o roteiro completo em Solução de problemas.