Como configurar o encaminhamento no Gmail/Outlook

Este tutorial mostra como criar a regra de encaminhamento na sua caixa de email, para que as planilhas que o hospital envia cheguem sozinhas ao RecebaCerto. Para a parte conceitual — como o sistema identifica o hospital, remetentes autorizados, limites e avisos automáticos — leia o guia de importação por email.

observação

Importar por email não consome a franquia do seu plano. O plano conta apenas as linhas da planilha de pendências que você gera — nunca a quantidade de procedimentos ou pagamentos importados.

Pré-requisitos

• Hospital vinculado à sua conta. O endereço de encaminhamento é gerado automaticamente quando você adiciona o hospital (seletor de hospital na barra lateral → "Adicionar Hospital"). Se o seu hospital não aparece na busca, use "Solicitar hospital" — um administrador avalia o pedido.
• Acesso à caixa de email que recebe os emails do hospital — a sua caixa pessoal ou uma caixa compartilhada do serviço.

Passo 1 — Copie seu endereço de encaminhamento

1. Abra "Meu Perfil" no app (parte de baixo da barra lateral).
2. Localize o cartão "Enderecos de Importacao por Email". Cada hospital vinculado tem uma linha com o próprio endereço.
3. Clique em "Copiar" na linha do hospital — o botão muda para "Copiado!" e o endereço completo vai para a área de transferência.

O endereço tem o formato {slug-do-hospital}-{16 caracteres}@a.recebacerto.com e é único para a combinação você + hospital. Dois médicos do mesmo hospital têm endereços diferentes — é assim que o sistema sabe em qual conta importar.

aviso

O endereço é diferente do seu email de login. Encaminhe os emails do hospital para esse endereço gerado, não para o seu email de login nem para endereços de suporte. E trate-o como uma chave da sua conta: quem conhece o endereço consegue enviar dados para ela, então não o divulgue publicamente.

observação

Se você remover e readicionar um hospital no perfil, um endereço novo é gerado e o antigo deixa de funcionar. Nesse caso, atualize a regra de encaminhamento no seu email.

Passo 2 — Gmail

Adicione o endereço de encaminhamento

1. Abra o Gmail no navegador → engrenagem ⚙ → Ver todas as configurações.
2. Aba Encaminhamento e POP/IMAP → Adicionar um endereço de encaminhamento.
3. Cole o endereço do RecebaCerto (o endereço inteiro, incluindo o código após o nome do hospital) e confirme.

Confirme o código de verificação

O Google envia um email de confirmação com um código para o endereço do RecebaCerto — e essa não é uma caixa que você consegue abrir. O RecebaCerto registra esse email como uma execução:

1. Aguarde 1 a 2 minutos e abra a tela "Execuções" no app.
2. Localize a execução mais recente (recém-criada, sem procedimentos importados) e clique na linha para abrir os detalhes.
3. Na seção "Context" aparece o assunto do email do Google — o código de confirmação é o número que vem no assunto.
4. Volte ao Gmail, digite o código no campo de verificação e confirme.

dica

Mantenha a opção geral "Desativar encaminhamento" selecionada na aba Encaminhamento e POP/IMAP. Você não quer encaminhar toda a sua caixa — apenas os emails do hospital, o que é feito pelo filtro do próximo passo.

Crie o filtro de encaminhamento

1. Ainda nas configurações, abra Filtros e endereços bloqueados → Criar um novo filtro.
2. Em De, informe o remetente que o hospital usa para enviar os repasses (ex.: [email protected]). Marque também Tem anexo.
3. Clique em Criar filtro → marque Encaminhar para e selecione o endereço do RecebaCerto (a opção só aparece depois que o endereço foi verificado no passo anterior).

observação

O filtro só encaminha os emails que chegarem a partir de agora. Para importar planilhas que já estão na sua caixa, reencaminhe cada email manualmente para o endereço do RecebaCerto — o email da sua própria conta é sempre aceito.

Passo 3 — Outlook / Microsoft 365

1. Abra o Outlook na web → engrenagem ⚙ → Email → Regras.
2. Clique em Adicionar nova regra e dê um nome, ex.: "Encaminhar repasses do hospital".
3. Em Adicionar uma condição, escolha De e informe o remetente ou o domínio do hospital (ex.: @redehospital.com.br). Opcionalmente adicione a condição Tem anexo.
4. Em Adicionar uma ação, escolha Encaminhar para e cole o endereço do RecebaCerto.
5. Salve. O Outlook não exige código de verificação — a regra vale para as próximas mensagens.

observação

Em contas corporativas do Microsoft 365, o administrador do domínio pode bloquear encaminhamento para endereços externos — a regra salva, mas nada chega. Se o teste do Passo 4 falhar só no Outlook corporativo, peça à TI para liberar o encaminhamento para o endereço do RecebaCerto ou criar a regra no nível da caixa compartilhada.

Passo 4 — Teste o encaminhamento

1. Reencaminhe manualmente um email recente do hospital (com a planilha anexa) para o endereço do RecebaCerto.
2. A caixa é lida aproximadamente a cada minuto; em 1 a 2 minutos a execução aparece na tela "Execuções", primeiro como "Na fila" ou "Rodando" e depois como "Sucesso".
3. Você recebe no email da sua conta o resultado: "Importacao concluida — RecebaCerto", com o total ("Importamos N procedimentos") e o botão "Ver procedimentos importados" (ou "Ver pagamentos importados"), que abre a lista já filtrada por essa importação. Se o processamento demorar mais de 45 segundos, chega antes um aviso "Recebemos seu encaminhamento".
4. Confira os registros em Procedimentos ou Pagamentos, na aba "Lista", conforme o tipo de anexo.

dica

Reencaminhar o mesmo email duas vezes não duplica seus dados: registros repetidos são detectados e o resultado avisa "Nenhum procedimento novo (possiveis duplicatas ja importadas).". O detalhe do que foi considerado duplicado fica na execução, no cartão "Duplicidades".

Quando algo não chega

• Endereço incompleto ou digitado à mão. O endereço precisa incluir o código após o nome do hospital. Use sempre o botão "Copiar" do perfil. Emails enviados para um endereço que não pertence a nenhum médico ativo são descartados — e, por segurança, ninguém recebe aviso de erro.
• Você removeu e readicionou o hospital. Isso gera um endereço novo; a regra antiga continua apontando para um endereço morto. Copie o endereço atual no perfil e atualize a regra.
• Remetente não autorizado. Se a sua conta tem uma lista de remetentes autorizados configurada para o hospital, o remetente da regra precisa estar nela — emails de remetentes fora da lista são rejeitados antes de qualquer anexo ser salvo, e você recebe um email de "Falha na importacao". O email da sua própria conta é sempre aceito. Isso também pode barrar o email de confirmação do Gmail (que vem de um remetente do Google) — confirme o código antes de restringir remetentes, ou inclua o remetente do Google na lista.
• Anexo grande demais. Cada anexo pode ter até 10 MB, e cada email até 10 anexos — o que passar disso é descartado (o restante do email ainda é processado).
• Demora em horários de pico. A leitura processa até 25 emails por ciclo de um minuto; um volume grande de uma vez pode levar alguns minutos para esvaziar.
• A execução aparece com "Erro". Abra a linha em "Execuções" para ver a mensagem e os logs do processamento. As regras completas de processamento estão em Regras importantes no guia.

Se nada disso resolver, use o botão "Reportar problema" no app para falar com o suporte.

Leia também

• Importação por email (guia) — como o sistema identifica o hospital, remetentes autorizados, limites e os emails automáticos de resultado.
• Execuções — o histórico de todas as importações, com download dos arquivos e detalhes de duplicidades.
• Começando no app — visão geral do fluxo diário.